Buchführung Teil I: Ein wichtiges Kapitel für Existenzgründer

Existenzgründer müssen sich bei Beginn ihrer Selbstständigkeit um viele Sachen kümmern. Neben dem entwickeln eines Businessplans, dem beantragen von Krediten und Fördermitteln sowie der Anmeldung beim Finanzamt, kommen anderen Sachen regelmäßig zu kurz. Das für viele leidige Thema Buchführung zum Beispiel. Gründer haben meist andere Dinge im Kopf und verschieben die Angelegenheit auf spätere Zeiten, nämlich wenn es auch etwas zum Buch führen gibt.

Da das Thema Buchführung für Existenzgründer aber sehr wichtig ist und sich Fehler in der Buchhaltung steuerlich negativ auswirken können bzw. Fehler im Nachhinein nicht mehr ausgeglichen werden können, beschäftigen wir uns in den folgenden Wochen näher mit diesem Thema.

Buchführung von Anfang an

Die Buchführung ist nicht nur für den Kaufmann von großer Bedeutung, sondern sollte es auch für den Existenzgründer sein. Schon bei der Wahl der Rechtsform der eigenen Gründung muss man wissen, ob am Ende des Geschäftsjahres eine Bilanz stehen muss oder ob dem Finanzamt eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung ausreicht. Die meisten Gründer wissen am Anfang nicht, was sinnvoller ist und das obwohl die Buchführung ein elementarer Baustein der Organisation zur Steuerung der eigenen Unternehmung und ein Stück vom Schlüssel zum Erfolg ist.

Bilanz oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

In der Buchhaltung eines jeden Unternehmens werden alle Geschäftsvorgänge aufgezeichnet – egal ob es sich dabei um ein internationales Großunternehmen oder ein Ein-Mann-Kleinstunternehmen dreht. Das heißt, in der Buchhaltung wird alles erfasst: von den Zahlungseingängen und -ausgängen zu den Bestellungen für Maschinen, Lager, Waren bis hin zu den Büromaterialien oder Rückstellungen für die Abfertigung der Mitarbeiter. Dadurch wird ein zeitnaher Überblick über die tatsächliche Vermögenslage und den Schuldenstand des Unternehmens ermöglicht. Die Aufzeichnungen sind Grundlage für jede Bilanz oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung des laufenden Geschäftsjahres. Nach dem Handels- und Steuerrecht ist die Buchhaltung in Deutschland sogar gesetzlich vorgeschrieben. Aus diesem Grund sollte die Buchführung bereits ab Betriebsgründung sorgfältig betrieben werden.

Die jeweiligen Anforderungen an die Buchhaltung sind unterschiedlich. Sie richten sich in den meisten Fällen nach der Art der ausgeübten Tätigkeit.

Bilanz

Eine Bilanz müssen alle Gewerbetreibenden führen, die einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Betrieb oder eine Kapitalgesellschaft führen. Ausnahme bilden Gewerbebetriebe, deren Umsatz 500.000 Euro und deren Gewinn 50.000 Euro im Jahr nicht überschreitet. Weiterhin von der Bilanzierungspflicht befreit sind Selbstständige in sogenannten freien Berufen wie Ärzte, Schriftsteller oder Architekten. Die Freiberuflichkeit wird jedes Jahr neu überprüft.

Bei der Bilanzbuchführung wird jeder Vorgang mit dem Leistungs- und Rechnungsdatum doppelt auf zwei Konten gebucht. Beim Leistungs-/Rechnungsdatum wird der Betrag im Soll beispielsweise unter „Kundenforderung“ und auf der Haben-Seite als „Umsatz“ gebucht. Wird die Leistung bezahlt bzw. bezahlt der Kunde die Rechnung, erfolgt die Eintragung am Tag der Bezahlung auf der Soll-Seite als „Bank“ (z.B. bei Überweisung) oder „Kasse“ (z.B. bei Barzahlung), auf der Haben-Seite als „Kundenforderung“. Das bedeutet, dass alle Änderungen des Vermögens und der Schulden unabhängig von der tatsächlichen Bezahlung gebucht werden.

Am Ende des Geschäftsjahres werden alle Konten abgeschlossen. Die Schlussstände der verschiedenen Konten werden auf entsprechende Oberkonten gebucht. Die Oberkonten werden in der Schlussbilanz zusammengeführt. Daran lässt sich am Geschäftsjahresende, dass nicht gleich dem Kalenderjahr sein muss, die Vermögens- und Finanzlage des Unternehmens ablesen. Der Gewinn bzw. der Verlust eines Unternehmens wird mit Hilfe der Eröffnungs- und Schlussbilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) berechnet.

Wichtig

Wer zur Bilanzführung verpflichtet ist, sollte wissen, dass auch die Konkurrenz Einblick in die Unternehmensbilanz nehmen kann. Die Abschlussbilanz des Unternehmens muss nämlich im Unternehmensregister veröffentlicht werden.

In der nächsten Woche beschäftigen wir uns mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung.