Fristen und regelmäßige Zahlungen zum Jahreswechsel

Das alte Jahr ist kaum vorbei und das Neue hat gerade erst begonnen, da kommen für Selbstständige und Existenzgründer schon einige wichtige Fristen und Zahlungen zu.

Verjährungsfristen

Mit dem Jahreswechsel am 1. Januar 2009 sind Ansprüche und Forderungen, beispielsweise Ansprüche aus Verkäufen aus dem Jahr 2005, verjährt. Für Schuldner bedeutet das, dass Beitragszahlungen aus dem Jahr 2005 verweigert werden können unter der expliziten Berufung auf die abgelaufenen Verjährungsfristen. Der Gläubiger hätte in diesem Fall noch im Jahr 2008 einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen müssen. Die alleinige Übergabe der Forderungen an ein vom ihm beauftragtes Inkassobüro ist nicht ausreichend. Existenzgründer und Selbstständige sollten daher spätestens im Dezember überprüfen, ob noch Forderungen bei Schuldnern offen sind und inwieweit die Verjährungsfrist mit dem Jahreswechsel abläuft. Sollten offene Positionen gefunden werden, muss unbedingt noch im laufenden Jahr der Mahnbescheid vor Gericht erwirkt werden, wenn man nicht auf seine Forderungen verzichten möchte.

Aufbewahrungsfristen

Mit dem Ausklang des Jahres 2008 endet die Aufbewahrungsfrist für Buchungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Belege und andere Unterlagen aus dem Jahr 1998. Diese müssen von Gesetzes wegen zehn Jahre aufbewahrt werden. Verkürzte Aufbewahrungsfristen gelten zum Beispiel für gesendete und empfangene Geschäftsbriefe. Diese können schon nach sechs Jahren vernichtet werden. Das heißt, die Korrespondenz bis einschließlich 2002 wie beispielsweise Aufträge und Kopien von Auftragsbestätigungen, Lieferscheine sowie alle Unterlagen, die einen Geschäftsvorfall dokumentieren, können nun entsorgt werden. Das umfasst auch E-Mails.

Wer als Existenzgründer erst seit kurzer Zeit selbstständig ist, für den gelten diese Fristen erst nach deren Ablauf. Es kann sicher nicht schaden, sich frühzeitig über ein kleines eigenes Archiv Gedanken zu machen, um den vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen nachzukommen und die entsprechenden Unterlagen zu archivieren. Eine komplette Übersicht, welche Dokumente mit dem Jahreswechsel entsorgt werden können, findet sich hier.

Regelmäßige Zahlungen zum Jahreswechsel

Mit dem Jahreswechsel kommen immer wieder regelmäßige Zahlungen auf Selbstständige und Existenzgründer zu. Die Zahlungen, die noch kurz vor oder nach dem Jahreswechsel geleistet werden müssen, sind buchhalterisch in dem Wirtschaftsjahr zu buchen, in das die entsprechende Einnahme bzw. Ausgabe wirtschaftlich zu zuordnen ist. Damit weichen wiederkehrende Zahlungen zum Jahreswechsel bei der Buchung von sonst gültigen und üblichen Zufluss- bzw. Abflussprinzip der Einnahmenüberschussrechnung ab. Geregelt ist diese Abweichung im § 11 des Einkommenssteuergesetzes. Praktisch stellen sich solche regelmäßig wiederkehrenden Zahlungen als Miet-, Versicherungs- oder Beitragszahlungen dar.

Sonderregelung auf Umsatzsteuervorauszahlungen

Wer als Selbstständiger und Existenzgründer der Umsatzsteuer unterliegt, für den gilt ebenfalls diese Sonderregelung, sowohl was die Vorauszahlung als auch die Erstattung der Umsatzsteuer beim Finanzamt angeht. Grundlage dafür ist das Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen vom 10. November 2008. Darin wird das Urteil des Bundesfinanzhofes aus dem vergangenen Jahr noch einmal bestätigt. In dem Urteil heißt es, dass die Umsatzsteuervorauszahlungen und die Umsatzsteuererstattungen, die in dem Zeitraum zwischen dem 20. Dezember und dem 10. Januar liegen, grundsätzlich in dem Kalenderjahr zu verbuchen sind, in dem sie auch entstanden sind. Offiziell besteht also keine Wahlfreiheit, in welchem Jahr die Buchung vorgenommen werden kann.

Durch die neue Regelung besteht eine kleine Möglichkeit zur Gewinnsteuerung, da die Umsatzsteuerzahlungen bei der Einnahmenübschussabrechnung als Betriebseinnahmen bzw. Betriebsausgaben gelten. An einem praktischen Beispiel verdeutlicht: Wenn bis zum 12. Januar 2009 die Umsatzsteuervorauszahlungen für den Monat Dezember 2008 bzw. für das vierte Quartal des Geschäftsjahres 2008 geleistet wurden, kann dadurch der steuerpflichtige Gewinn des Vorjahres um diese Zahlungen mindern.