Buchführung für Gründer: Belege sammeln

Buchführung ist für die meisten Existenzgründer und Selbständigen ein Graus und trotzdem ein notwendiges Übel, was viel Geld sparen kann. Gerade am Anfang der Selbständigkeit kann man sich selten einen Buchhalter leisten, wenn man nicht selbst gelernter Buchhalter ist. Um sich selbst, dem Steuerberater und dem Finanzamt die Bearbeitung zu erleichtern, sollten Existenzgründer einiges Tipps von Anfang an beherzigen.

Aller Anfang ist schwer

Zu Beginn der Selbständigkeit haben die meisten Gründer sicherlich viele andere Dinge um den Kopf, als sich um die Buchhaltung mit einem Berg von Belegen zu beschäftigen. Die schnellste und einfachste Lösung für die meisten ist, einen Karton zu suchen, alle Belege dort reinlegen und Deckel drauf. Aus den Augen aus dem Sinn. Diese vermeintliche einfache, platz- und zeitsparende Methode kann schnell zu einem wahren Zeitfresser werden.

Gerade am Anfang einer jeden Existenzgründung fallen viele wichtige Unterlagen an: Gewerbeanmeldung, fachkundige Stellungnahme zum Businessplan, Verträge beispielsweise über Büroanmietung, Lieferscheine für Büro- und Produktionsmaterial, Quittungen aller Art, Rechnungen, Angebote etc. Die Liste ließe sich beliebig fortsetzen. Wer nach der Methode Karton auf, Quittung rein, Karton zu, arbeitet, wird spätestens bei der ersten Umsatzsteuervoranmeldung Probleme bekommen. Dann nun muss sich der Gründer den ganzen Berg an Belegen ordnen und sortieren. Das kostet nicht nur viel Zeit sondern auch Nerven.

Richtiges Ablagesystem

Um sich diesen Stress zu ersparen, sollten Existenzgründer gleich von Anfang ein System für die Belegsammlung anlegen. Das muss nichts teueres sein, ein einfacher Aktenordner genügt bereits den Ansprüchen an ein übersichtliches System. In diesem Aktenordner können die Gründer dann beispielsweise drei Fächer einrichten: Barausgaben, Abbuchungen und selbst gestellte Rechnung. Die Belege sollten nach ihrem Eingang (Tag, an dem sie in der Post waren bzw. Datum an dem sie gestellt wurden) und fortlaufend in den Aktenordner einsortiert werden. Das aktuelle Datum sollte dabei immer oben liegen. Das erleichtert die Einsortierung beim Eingang der Belege und später die Bearbeitung beispielweise offener Rechnungen.

Mehr braucht ein Existenzgründer für den Anfang nicht. Natürlich kann man das System im Laufe der Zeit verfeinern und ausbauen, aber zunächst reicht ein solch einfaches Ablagesystem vollkommen aus.

„Ablage P“: Der Papierkorb

Die „Ablage P“ sollte für jeden Existenzgründer zunächst einmal tabu sein. Der Grund ist einfach: Damit Gründer auch wirkliche alle entstandenen Kosten in ihrer Buchführung ansetzen und geltend machen können, sollten Quittungen und Rechnungen, die irgendetwas mit der Gründung zu tun haben können, gesammelt werden. Das schließt ein späteres wegwerfen ja nicht aus.

Folgende Belege sollten Existenzgründer unbedingt sammeln und geltend machen:

• sämtliche Zahlungsbelege für die Gewerbeanmeldung und der fachkundigen Stellungsnahme zum Businessplan,
• alle Fahrkarten, Taxiquittungen, evt. Flugscheine und Tankbelege,
• Kassenbons und Quittungen für geschäftliche Einkäufe, z.B. für Getränke und kleine Speisen zur Bewirtung von Geschäftspartnern und Gästen, Briefmarken, Büromaterial etc.,
• sollte über den privaten Telefonanschluss auch geschäftlich telefoniert werden, müssen auch die privaten Telefonrechnungen gesammelt werden,
• Bewirtungsbelege

Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnungen sind immer etwas heikel und problematisch, weshalb hier besondere Sorgfalt angebracht ist. Es ist ratsam, wenn bei einer Reisekostenabrechnung immer alle nötigen Informationen rund um die Abrechnung gleich mit aufgeschrieben werden. Bei der Ermittlung des Jahresabschlusses helfen diese Angaben dann den richtigen Gewinn der Unternehmung zu ermitteln. Solche Belege sind also bares Geld wert. Aber um die Einzelheiten auch noch nach Monaten nachvollziehen zu können, sollten folgende Informationen mit der Reisekostenabrechnung gleich mitabgelegt werden:

• Wo? Hier sollten Existenzgründer und Selbständige den Namen und die Adresse des Ansprechpartners notieren.
• Anlass? Aus welchem Anlass wurde die Reise unternommen (z.B. Angebot, Vertragsverhandlung, Kundenbesuch etc.).
• Dauer? Wie lang hat diese Reise gedauert? Zu beachten ist hierbei, dass für Reisen ab acht Stunden besondere Anrechnungspauschalen gelten.
• Entfernung? Wenn Gründer und Selbständige mit ihrem eigenen Auto fahren, sollten hier die exakten Kilometerangaben verzeichnet werden. Daher empfiehlt es sich immer ein Fahrtenbuch zu führen.