Alternativen zu Büro und Home-Office

Einen Computer und einen Schreibtisch – mehr brauchen die meisten Freiberufler in der Regel nicht. Grundsätzlich kann so ein Arbeitsplatz auch in der eigenen Wohnungen oder Haus eingerichtet werden. Allerdings fehlt vielen Freiberuflern in diesem Fall der Austausch mit anderen Menschen. Darüber hinaus erfordert ein Home-Office Disziplin. Viele Existenzgründern und Selbstständige brauchen aber die soziale Kontrolle, um jeden Tag pünktlich ihrer Arbeit nachzugehen.

Ein Home-Office ist preiswerter als ein eigenes Büro. Allerdings gibt es zum eigenen Büro auch noch preiswerte Alternativen wie etwa Bürogemeinschaften. Dabei tun sich entweder mehrere Existenzgründer und Freiberufler zusammen und gründen eine eigene Bürogemeinschaft oder man mietet sich in einer bereits bestehende Gemeinschaft ein, mietet Räume in einem Business Center an oder richten sich einen Arbeitsplatz in einem Gründerzentrum ein.

Vorteile und Synergieeffekte

Anfangs beschränken sich die Kontakte sicherlich zunächst auf Small Talk mit den Büronachbarn. Doch wenn man ehrliches Interesse zeigt und an der Vertiefung der Beziehung zu den Bürokollegen arbeitet, entwickeln sich die Kollegen bald zu wichtigen Ansprechpartnern für alles Mögliche. So kommt der Bürogemeinschaft schnell eine wichtige Bedeutung im Bereich der Psycho-Hygiene und Motivation zu, beispielsweise wenn ein Projekt scheitert, die Motivation sinkt oder unerledigte Aufgaben vor sich her geschoben werden. Ein weiterer positiver Nebeneffekt ist, dass dadurch auch das Privatleben entlastet wird. Darüber hinaus können Bürokollegen auch schnell zu Freunden werden.

Von der Arbeit in Gruppen profitieren vor allem Existenzgründer, denn in der Bürogemeinschaft findet sich immer jemand, der schnell weiterhelfen kann. Dadurch ersparen sich Existenzgründer viel Frust und Zeit und profitieren außerdem von den Erfahrungen der anderen. Dabei ist der Nutzeneffekt nicht nur einseitig. In einer Bürogemeinschaft findet sich immer ein unterstützender Partner, so dass durch eine gut gemischte Gruppe regelmäßig Synergien entstehen. Beispielsweise braucht der Existenzgründer zur Umsetzung seiner Ideen einen Webdesigner, der die Homepage gestaltet oder einen Texter für die Webseiten-Inhalte. Gut möglich, dass genau so jemand in der Bürogemeinschaft sitzt und seine Leistung zu einem Sonderpreis anbieten kann. Im Gegenzug profitieren die anderen Mitglieder der Bürogemeinschaft beispielsweise von einem kleinen Verkaufstraining eines anderen Mitglieds. In solchen Bürogemeinschaften entstehen über einzelne Projekte meist langjährige Kooperationen. Außerdem erhalten Existenzgründer hier auch ihre ersten Referenzen, die für die Werbung von Kunden wichtig sind.

Ein weiterer nicht zu unterschätzender Vorteil einer Bürogemeinschaft ist der stetige Informationsfluss. Das heißt, es werden Informationen und Tipps zu Aufträgen ausgetauscht oder Hinweise oder Hintergrundinformationen zu Geschäftspartnern geliefert. Zum Informationsfluss gehören natürlich auch Weiterempfehlung beispielsweise für einen guten Steuerberater, Buchhalter, Grafiker, Texter etc. Dadurch werden alle Mitglieder einer Bürogemeinschaft in das Netzwerk des jeweils anderen eingebunden, wo von jeder profitiert.

Kostenteilung

Die Kostenteilung ist neben den sozialen Aspekten einer der wichtigsten Faktoren, der für eine Bürogemeinschaft spricht. Wer in seiner Wohnung oder seinem Haus kein eigenes Büro räumlich abtrennen kann, wird wahrscheinlich seine Kunden kaum im heimischen Wohnzimmer oder in der Küche empfangen wollen. Für Existenzgründer ist gerade am Anfang ein eigenes Büro oft zu teuer.

In einer Bürogemeinschaft dagegen teilen sich die Mitglieder die laufenden Kosten und die Investitionen beispielsweise für Büroeinrichtung, IT und Telekommunikation. Dadurch sind die Kosten für jeden einzelnen deutlich geringer, als wenn man allein ein solches Büro ausstatten müsste. Dadurch können sich auch Existenzgründer eine relativ hochwertige Ausstattung leisten.

Neben den Kosten für die Ausstattung und Fixkosten, können sich Bürogemeinschaften noch andere Kosten teilen. Beispielsweise die Kosten für einen Sekretariatsservice – entweder in Form einer eigenen Sekretärin oder einer Sekretariatsdienstleistung –, der eingehende Anrufe entgegennimmt, Informationen weitergibt, Termine vereinbart und koordiniert etc. Wenn sich die Bürogemeinschaft die Kosten teilt, kann man sich auch schnell eine Vollzeitkraft leisten. Dadurch steht während der gesamten Bürozeit ein Ansprechpartner am Telefon und im Büro für Besucher und Kunden bereit. Die Sekretariatskraft übernimmt die Repräsentanz der Bürogemeinschaft und unterstützt die Mitglieder auch bei anderen Aufgaben.

Varianten von Bürogemeinschaften

Gemeinschaftsbüro: Die meisten Büroflächen sind so angelegt, dass sie nicht nur für Platz für einen sondern für mehrere Arbeitsplätze bereithält. Es spricht also nichts dagegen eine große Bürofläche für auf mehrere Mitglieder aufzuteilen. Grundsätzlich ist es auch in kleineren Räumen möglich, ein Schreibtisch mit mehreren Leuten zu teilen. Hier bietet sich ein Belegungsplan an. Frühaufsteher könnten den Arbeitsplatz Morgens und am Vormittag nutzen, während Nachteulen das Büro am Nachmittag bis in die Abendstunden nutzen könnten. Bei einer solchen Konstellation sollten aber unbedingt ein paar Regeln in Bezug auf die Ordnung am Arbeitsplatz vereinbart werden und die Büropartner sich möglichst ähnlich sein.

Business Center: Business Center sind auf die speziellen Anforderungen unterschiedlicher Nutzer ausgerichtet und bieten unterschiedlich große Räume zu moderaten Preisen an. Wer nicht ständig ein Büro braucht, kann sich hier auch nur tage- oder stundenweise einmieten. Im Business Center können auch Veranstaltungs- und Konferenzräume mit der dazugehörigen Veranstaltungs- und Präsentationstechnik angemietet werden. In der Regel lassen sich die Räume per Telefon oder im Internet anmieten. Ein Sekretariatsservice kann in den meisten Business Centern gegen Aufpreis gebucht werden.

Gründerzentrum: In jeder größeren Stadt gibt es sogenannte Gründerzentren. Hier können sich insbesondere Existenzgründer für eine bestimmte Zeit kostengünstig einmieten. Wie in den Business Centern wird auch in einem Gründerzentrum eine gut ausgebaute Service-Infrastruktur bereitgehalten. Der Vorteil gegenüber einem Business Center ist, dass Gründerzentren wesentlich preiswerter in Bezug auf Miete und Servicegebühren sind. Für Existenzgründer ist besonders die Mischung der Unternehmen in einem Gründerzentrum interessant – sowohl was die Größe der vertretenen Unternehmen als auch die verschiedenen Ideen angeht. Dadurch können hier hohe Synergieeffekte entstehen.

(Bild: Norbert Schollum / pixelio.de)