Rechnung und Gutschrift - so geht’s

Nur mit formal korrekten Rechnungen können Sie sich rechtlich absichern und so gegebenenfalls Außenstände gerichtlich geltend machen oder vermeiden Probleme mit dem Finanzamt. Dies gilt auch für Gutschriften, welche Rechnungen rechtlich fast gleich gestellt sind und ebenfalls bestimmten gesetzlichen Formvorschriften unterliegen.

Welche Daten muss eine Rechnung enthalten?

Zu den verpflichtenden Angaben auf einer Rechnung gehören Name und Anschrift des Rechnungslegers bzw. -empfängers. Zudem muss die Steuernummer des Unternehmens angegeben werden, eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde. Wichtig bei der Fakturierung sind genaue Angaben zum verkauften Produkt bzw. Leistung. Deshalb muss der Name des Produkts angegeben werden, die Anzahl und eine genaue Aufschlüsselung der Kosten. Brutto-, Nettobeträge und die entsprechenden Steuersätze müssen einzeln ausgewiesen werden, um den gesetzlichen Ansprüchen zu genügen. Dies sind die minimalen Angaben, die bei der Fakturierung nicht vergessen werden dürfen. Weitere Daten wie etwa die Bankverbindung sind optionale Angaben, die Sie freiwillig auf einer Rechnung angeben können. Bei Rechnungen unter 150 Euro können gewisse Angaben wie etwa die Steuernummer weggelassen werden. Im Sinne einer einheitlichen Rechnungslegung sollten Sie selbst bei kleineren Beträgen die normalen Formvorschriften einhalten. Eine Wahrung der Form entfällt auch nicht, wenn Sie steuerlich befreit sind. Gerade hier sollte noch der zusätzliche Vermerk der Steuerbefreiung angebracht werden.

Wie sieht eine formal korrekte Gutschrift aus?

Eine Gutschrift ist der Rechnung rechtlich gleichgestellt, unterscheidet sich formal jedoch in einigen Punkten. Grundsätzlich enthält die rechtlich korrekte Gutschrift die gleichen Angaben wie eine Rechnung mit dem Unterschied, dass das Wort “Gutschrift” seit 2013 explizit auf dem Dokument ausgewiesen sein muss. Der Betrag der Gutschrift und der entsprechende Steuersatz sind ebenfalls wie auf der normalen Rechnung getrennt anzugeben.

Grundsätzlich gilt zu beachten, dass eine Rechnung bzw. Gutschrift innerhalb von sechs Monaten dem Empfänger vorzulegen ist, falls es sich um eine Privatperson handelt. Wird diese Frist überschritten, können einem Unternehmen empfindliche Geldstrafen drohen. Um die Fakturierung zu vereinheitlichen und zu vereinfachen, können Sie sich elektronische Vorlagen anfertigen, die nicht variable Angaben wie die Adresse Ihres Unternehmen bereits enthalten. Für variable Daten wie die Anschrift des Rechnungsempfängers vergeben Sie nur Platzhalter, die immer wieder mit den entsprechenden Angaben ersetzt werden.